Een traject om de energie en vitaliteit in de organisatie terug te brengen. Het klinkt als bijna onmogelijk. Toch kan het, onze ervaringen wijzen het uit. En ook bij grote organisaties (WSW, CBS, MKB, Havenbedrijf, UWV)! Juist nu is het nodig, met een snel veranderende omgeving, krapte op de arbeidsmarkt, vraag naar snelheid en wendbaarheid.
Wat is het?
Het traject start bij de bron, bij de mensen die het moeten doen. Daar zit de energie en de drive. Die leveren de trekkracht voor Organisatie Energie. Deze energie vraagt de ruimte om veranderingen in praktijk te brengen. Cirkels jaagt deze energie aan, helpt het kanaliseren en ondersteunt teams om zelf de organisatie ter hand te nemen.
Voor wie?
Voor allen die als team bereid zijn te zoeken naar een nieuwe manier van werken. Als een ‘hotspot' die gevolgen zal hebben voor de organisatie. Het werken in regieteams is daarbij het uitgangspunt.
Pijlers
Een organisatie bestaat uit meerdere aspecten. Voor Cirkels zijn dat draden die in elkaar zijn gedraaid tot één geheel. De draden bestaan uit:
- structuur: het procesverloop, de stappen die worden genomen, de grenzen tussen afdelingen en activiteiten, de onderlinge afhankelijkheid, het systeem als geheel. Structuur vormt zowel de ruggengraat als het harnas van een verandering. Het vastleggen van een verandering in een vaste vorm heeft het voordeel van duidelijkheid en het gevaar van vastheid. Het omgaan met de structuur is daarmee een delicaat proces.
- cultuur: de beelden die bestaan, de wijze van samenwerken, het omgaan met de gestelde grenzen, de onderlinge communicatie, het omgaan met elkaars competenties. Het is de manier van werken binnen de organisatie, een essentieel onderdeel van hoe het er aan toegaat. De cultuur bepaalt of men met plezier werkt.
- Instrumentarium: De middelen waarmee het doel wordt bereikt. Van naamkaartje tot beoordelingssystematiek. En dus ook de te gebruiken sociale media. Bij het toenemend belang van informatie voor het moderne werken, zijn de bestaande systemen meer en meer medebepalend voor de mogelijkheden tot samenwerking, informatie-uitwisseling, de verhouding werk - privé of het werken in multi-disciplinaire teams.
Als dynamisch evenwicht hangen deze drie aspecten direct met elkaar samen. In de praktijk zal binnen elk onderdeel op kleinere of grotere schaal aanpassing nodig zijn, ingezet op basis van de wensen en ervaringen van de direct betrokkenen. Zij nemen de regie in handen voor een verandering die elk aspect raakt.
Eerste stap
Het traject begint met een eerste gesprek over de gewenste verandering. In dit gesprek stellen we met leidinggevenden van diverse niveaus vast welke mogelijkheden er zijn, zowel binnen als buiten de bestaande marges. Loslaten door het management is onderwerp van gesprek. Het is voor Cirkels van doorslaggevend belang of het management bereid en in staat is ruimte te laten aan de weg die mensen kiezen.
De weg die wordt gezocht en gevonden vraagt vervolgens ondersteuning vanuit de leidinggevende(n). De bevestiging van het eigen initiatief bepaalt of het resultaat telt. Is dat niet zo, dan stopt de energie ogenblikkelijk.
Het is noodzakelijk voldoende ruimte te geven om de energie van medewerkers de kans te geven succesvol te zijn.
De weg
Er is een tijdszone nodig, realistisch en haalbaar, zonder dat er vaste momenten worden geprikt voor het behalen van nu al te definiëren mijlpalen.
Het beeld van het uiteindelijke resultaat leidt de wil tot veranderen. Dat beeld krijgt een vorm, waarbij de uitvoerende teams belangrijk zijn voor de invulling. De weg waarlangs de verandering wordt gerealiseerd is afhankelijk van veel factoren. In een dynamisch proces van vooruitgang en reflectie, houdt Cirkels medewerkers en management in beweging.
Beweging kan bestaan uit een combinatie van:
- training en opleiding van medewerkers op communicatie en samenwerkingsvaardigheden,
- testen en competentiebepaling van betrokkenen,
- begeleiding en coachen van de leidinggevende(n),
- intervisie tussen meerdere leidinggevenden,
- sparringpartnerschap van de directie,
- interim-management.